PEC, a cosa serve, come ottenerla, come usarla e come funziona

Per definizione la PEC, Posta Elettronica Certificata (PEC) è il sistema che consente di inviare e-mail con valore legale equiparato ad una raccomandata con ricevuta di ritorno, come stabilito dalla vigente normativa (DPR 11 Febbraio 2005 n.68). In realtà secondo la mia opinione è anche meglio della ricevuta di ritorno di una raccomandata inviata dal servizio postale, non solo per la ovvia consegna in tempo quasi reale, ma per il semplice fatto che si ha maggiore certezza assoluta e soprattutto legale della lettura da parte del destinatario.

A cosa serve

La sempre maggiore propagazione delle connessioni internet, ha dato modo  pressoché a chiunque di avere un indirizzo email e quindi le istituzioni hanno approfittato delle nuove tecnologie per facilitare molte procedure, non solo cercando di eliminare per quanto possibile il supporto cartaceo, ma rafforzando e semplificando, come nel caso della PEC, il valore legale di un documento. In sostanza un e-mal inviata tramite PEC serve ad avere una conferma legale inequivocabile della ricezione e lettura del messaggio inviato ad una persona. Il termine “certificata” significa che proprio tramite un protocollo di sicurezza il gestore del servizio rilascia al mittente una ricevuta che in tutto e per tutto una prova legale dell’avvenuta spedizione del messaggio ed eventuali suoi allegati.
Il gestore infatti invia al mittente un documento legale comprovante tutte le fasi dell’invio del documento con un esatto riferimento temporale e certifica tramite avvisi che il messaggio stato accettato dal sistema, inviato e consegnato al destinatario, oppure un avviso se uno di questi passaggi non fosse andato a buon fine.

A chi serve

La Posta Elettronica Certificata è uno strumento indispensabile e per le vigenti normative in molti casi anche obbligatorio, per coloro che hanno necessità di inviare e ricevere comunicazioni o documenti con valore legale. A differenza della raccomandata tradizionale, la PEC fa anche risparmiare denaro in quanto ha un costo fisso senza o quasi limiti di dimensioni e quantità di messaggi da inviare o ricevere. Per le pubbliche amministrazioni è uno strumento oramai insostituibile, per le aziende da qualche tempo è diventato obbligatorio soprattutto per le comunicazioni con le istituzioni.
Per i privati cittadini pur non essendo obbligatoria costituisce spesso uno valido strumento per comunicazioni di una certa delicatezza, come ad esempio comunicazioni relativa a referti medici particolarmente protetti dalle normative sulla privacy, oppure per l’invio di richieste che necessitano di una conferma legale come la cessazione di un contratto di una utenza oppure per richieste per le quali si potrebbe accendere un qualsiasi procedimento legale.

I vantaggi

I vantaggi rispetto alle email normali sono evidenti, per quel che riguarda gli avvisi certificati rispetto alla raccomandata AR sono praticamente gli stessi dal punto di vista legale tuttavia un PEC la si può spedire da qualunque postazione internet a qualunque ora e in modo pressoché gratuito (eccettuato un minimo di abbonamento annuale di almeno 5 euro) e la consegna è immediata.
Ha un vantaggio superiore anche rispetto al Fax se si tiene conto della eventuale spesa della durata della trasmissione, della qualità effettiva delle stampa, ma sopratutto alla luce di nuove normative che vietano l’uso del fax per pubbliche amministrazioni e altre istituzioni.

Come Funziona

Il funzionamento effettivo dell’invio e ricezione di una pec può essere spiegato differenziando i fattori, in altre parole tutte le certificazioni (Accettazione Invio e Consegna)  vengono emesse oppure no a seconda se una PEC viene inviata o ricevuta da un altra PEC o da un indirizzo email ordinario.
Premesso che una PEC può essere anche impostata per non ricevere i messaggi altro che da un’altra PEC
– Un messaggio email iviato da una PEC ad un altra PEC genera per il mittente una certificazione di Accettazione, Invio e Consegna
– Un messaggio inviato da una PEC ad un indirizzo email ordinario  per il mittente genera solo una certificazione di Accettazione e Invio il destinatario  può rispondere alla PEC, se questa è configurata per ricevere posta ordinaria.

Come Ottenerla

Per ottenere una PEC ci si deve rivolgere ad un gestore qualificato e per quanto fino a qualche tempo fa alcune istituzioni proponevano un servizio gratuito, ad oggi non è possibile ottenere un servizio PEC che non sia a pagamento anche se i costi possono essere contenuti, si parla di cifre che vanno dalle 5 Euro l’anno a 25/50/60 euro, a seconda della mole del traffico necessario e alla esigenza di archiviazione dei messaggi. In quasi tutti i casi i gestori del servizio rilasciano i parametri per configurare i programmi di posta più diffusi (Outlook e Thunderbird) anche se consiglio di usare sempre la modalità webmail.

Ecco un elenco di link dei maggiori gestori PEC certificati con i costi per un anno per un privato cittadino.

Poste Italiane 5,50 + IVA  all’anno
Aruba 5 + IVA  anno
MAilPec Libero 25+iva all’anno con promozione per privati
Legamail 25+iva all’anno con promozioni
Register.it 2.08 +iva al mese, gratis per 6 mesi
Kolst  5 +iva all’anno

Un aneddoto

Un email PEC, avendo un valore legale, spesso può costringere un ente o un azienda a fare qualcosa che altrimenti potrebbe non fare, se riceve un email ordinaria che nella maggior parte dei casi o viene cestinata o non viene nemmeno presa in considerazione.
Qualche tempo fa continuavo a ricevere chiamate per proposte commerciali in modo frequente ed insistente da un gestore telefonico con cui non avevo più in essere un contratto, dopo avere eseguito tramite il loro call center tutta la procedura per la cancellazione di tutti i miei dati dai loro database e la relativa negazione al consenso per contattarmi per proposte commerciali e piani tariffari, ricevo dopo quella data ancora diverse telefonate.
In questo caso si configura da parte della compagnia telefonica un reato ben preciso per la quale potrebbe essere multata da Garante della Privacy fino a 300.000 euro.
Una volta identificato l’adatto indirizzo email della compagnia per inviare la protesta, pur essendo un indirizzo ordinario, invio un mail dalla mia PEC e per conoscenza al garante della privacy. ovviamente dettagliatissimo e dal carattere minatorio.
Essendo una mail ordinaria come destinatario del messaggio, non mi arriva ovviamente l’ultima parte della certificazione legale cioè la consegna, ma mi arriva dal Garante della Privacy e loro, quelli della compagnia telefonica, lo sanno eccome se lo sanno.
Da quel giorno non ho mai più ricevuto ne su telefono fisso ne su cellulare una telefonata o chiamata indesiderata da quella compagnia.

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